Gemäß belgischem Recht besteht die sog. elektronische Rechnung bereits heute. Damit ist eine Rechnung gemeint, die alle vorgeschriebenen Angaben enthält und in gleich welchem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird, die Versendung bspw. in Form eines PDF- oder Worddokumentes ist derzeit ausreichend.

Ein Gesetzesentwurf sieht die elektronische Rechnung ab Januar 2026 in einer strukturierten elektronischen Form vor. Diese soll also so erstellt, versandt und empfangen werden, dass eine automatische und elektronische Verarbeitung möglich ist.

Der Versand lediglich im PDF-Format ist damit also ab Januar 2026 in den meisten Fällen nicht mehr ausreichend.

Vielmehr ist damit ein Konzept der elektronischen Rechnungsstellung im technischen Sinne gemeint, also der automatische Austausch von Informationen zwischen den Finanzsystemen des Absenders und des Empfängers, ohne dass manuelle Handlungen erforderlich sind („machine to maschine“).

Eine solche strukturierte elektronische Rechnung ist jedoch – gemäß Gesetzesentwurf – nur dann auszustellen, wenn die drei Voraussetzungen in

• der Person, die die strukturierte elektronische Rechnung ausstellen muss[1];
• der Person, an die eine solche strukturierte Rechnung ausgestellt werden muss (Empfänger)[2];
• den Handlungen, für die eine strukturierte elektronische Rechnung ausgestellt werden muss[3]

miteinander ‚konvergieren‘ bzw. übereinstimmen.

Für Steuerpflichtige, die zwar selbst keine strukturierten elektronischen Rechnungen ausstellen, diese aber gleichwohl von Dritten empfangen müssen, kann die kostenfreie HERMES-Plattform eine Lösung sein.

Die technischen Feinheiten qua Syntax-Semantik-Schnittstellen sowie Übertragung der Rechnungen werden noch in einem Königlichen Erlass separat geregelt werden.

Es ist jedoch beabsichtigt, das PEPPOL-BIS-Format als Hauptformat durchzusetzen, wobei strukturierte elektronische Rechnungen systematisch über das PEPPOL-Netz („Pan-european public procurement online“) versandt werden sollen. Dieses Netzwerk wird in Belgien bereits für B2G-Transaktionen genutzt wird und kommt auch in einigen anderen Mitgliedsstaaten (wie z. Bsp. in Deutschland) zum Einsatz.

Die neuen Regelungen werden in den kommenden Monaten noch weiter spezifiziert werden.

Dieser Beitrag stellt die neue Regelung nicht umfassend dar, da dies den Rahmen sprengen würde. Die neue Regelung sollte daher je Einzelfall geprüft werden.

Unternehmen sollten sich bereits jetzt auf die Umstellung vorbereiten. Entstandene Kosten diesbezüglich können teils vorteilhaft in Abzug gebracht werden im Rahmen der Steuererklärung zur Körperschaftsteuer.

Sprechen Sie uns im Falle von Rückfragen diesbezüglich gerne an.

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[1] Ausgenommen von dieser Verpflichtung sind bspw. steuerfreie Umsätze gemäß Artikel 44 des belg. USt-Gesetzbuches sowie

ausl. Steuerpflichtige, die nicht in Belgien ansässig sind, aber in Belgien zur Umsatzsteuer registriert sind. Sie müssen keine strukturierte elektronische Rechnung ausstellen. Etwas anderes gilt jedoch für Steuerpflichtige, die zwar ihren Sitz außerhalb Belgiens haben, aber eine Betriebsstätte in Belgien haben. Letztere werden einem ausschließlich in Belgien ansässigen Steuerpflichtigen gleichgestellt und gehören somit zu der Kategorie von Steuerpflichtigen, die eine strukturierte elektronische Rechnung ausstellen müssen.

[2] Steuerpflichtige, denen eine Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer zugeteilt wurde, unabhängig davon, ob sie in Belgien ansässig sind oder nicht. Ausgenommen sind Steuerpflichtige, die nur steuerfreie Umsätze gemäß Artikel 44 tätigen und die kein Recht auf Vorsteuerabzug haben.

[3] Lieferungen und Leistungen, die für MwSt.-Zwecke als in Belgien stattfindend gelten oder die für MwSt.-Zwecke zwar als außerhalb Belgiens stattfindend gelten, der Steuerpflichtige als Abnehmer jedoch der Schuldner der für diesen Umsatz geschuldeten Steuer in Belgien ist (Reverse-Charge-Fälle).